Mistr úřední korespondence? S naším vzorem úředního dopisu hračka!

Co je úřední dopis?

Když potřebujete napsat úřední dopis, je dobré vědět, jak na to. Jde vlastně o formální způsob, jak písemně komunikovat s úřady nebo institucemi. Ať už píšete žádost, stížnost nebo třeba odvolání, vždycky musíte dodržet určitá pravidla a používat správný formální jazyk.

Je to jako když stavíte dům - musíte mít pevné základy. V případě úředního dopisu jsou těmi základy jeho správná struktura a forma. Naštěstí dnes najdete spoustu hotových vzorů, které vám ukážou, jak má takový dopis vypadat. Stačí je jen trochu upravit podle vašich potřeb.

Každý správný úřední dopis musí obsahovat vaši adresu, adresu příjemce, datum a samozřejmě předmět dopisu. Nesmí chybět ani proper oslovení, hlavní text a váš podpis na konci. Když použijete osvědčený vzor, vyhnete se zbytečným chybám a úřady budou spokojené. Jen nezapomeňte, že i když máte vzor, obsah dopisu musí odpovídat přesně tomu, co potřebujete vyřešit.

Kdy úřední dopis použít?

Když potřebujete něco vyřídit na úřadě nebo komunikovat s institucí, je úřední dopis tou správnou volbou. Hodí se například pro podání žádosti, stížnosti nebo když chcete sdělit něco důležitého. Abyste měli jistotu, že váš dopis bude mít správnou podobu, můžete se inspirovat vzorem úředního dopisu. Takový úřední dopis vzor vám ukáže, jak by měl vypadat, ale nezapomeňte ho přizpůsobit vaší konkrétní situaci. Je důležité psát jasně a srozumitelně, používat spisovnou češtinu a uvést všechny podstatné informace, které úřad potřebuje k vyřízení vaší záležitosti.

Nezbytné náležitosti

Pokud potřebujete napsat úřední dopis, je třeba dodržet několik základních pravidel. Ať už píšete žádost na úřad, stížnost nebo třeba odvolání, vždy musíte uvést všechny povinné údaje. Jen tak bude váš dopis považován za platný a úřady se jím budou zabývat.

Co tedy nesmí v úředním dopise chybět? Především musíte správně uvést, kdo dopis posílá a komu je určen. To znamená napsat své celé jméno a adresu, a stejně tak přesné označení úřadu nebo instituce, které dopis adresujete. Nezapomeňte také napsat, kdy a kde jste dopis vyhotovili - bez data a místa by byl neplatný. Na závěr je nutné dopis vlastnoručně podepsat.

Pokud píšete dopis za firmu, uveďte její název a sídlo. U adresáta je dobré napsat i konkrétní oddělení, kterému je dopis určen. Vlastnoruční podpis je zásadní - potvrzuje, že dopis skutečně napsala osoba uvedená v hlavičce. Bez těchto náležitostí by úřad mohl váš dopis odmítnout nebo vrátit k doplnění.

Oslovení a tituly

Při psaní úředního dopisu je důležité správně oslovit příjemce. Základem je použít vhodný titul a příjmení, což dodá dopisu potřebnou formálnost a vyjádří respekt k adresátovi.

Pokud píšeme někomu, koho neznáme nebo instituci, začneme oslovením Vážený pane či Vážená paní. U konkrétní osoby připojíme její titul a příjmení. V případě vdané ženy se používá příjmení manžela.

Akademické tituly jako Ing., Mgr. nebo MUDr. se vždy píšou před jménem. Má-li dotyčný více titulů, stačí uvést ten nejvyšší. Nejsme-li si jistí správným oslovením, je lepší zvolit formálnější variantu. Dopis obvykle zakončíme slovy S pozdravem nebo S úctou, což patří k dobrému úřednímu stylu.

Jasná a stručná formulace

Když píšete úřední dopis, je potřeba myslet především na jasnost a výstižnost textu. Každé slovo by mělo mít svůj význam a směřovat k tomu, co chcete vlastně sdělit. Není třeba psát složitě - jednodušší věty jsou často lepší než komplikovaná souvětí. V úředním dopise používáme výhradně spisovnou češtinu, hovorové výrazy nebo slang tam nemají co dělat.

Správné uspořádání dopisu je základ úspěchu. Když se budete držet osvědčeného vzoru, bude váš dopis přehledný a čtenář se v něm snadno zorientuje. Na začátku napište, proč vlastně píšete a komu je dopis určen. V hlavní části rozveďte podrobnosti vašeho sdělení. Na konci shrňte to nejdůležitější a případně navrhněte další postup.

Samozřejmostí je slušné oslovení a rozloučení. Pište formálně a profesionálně, vyhněte se příliš osobnímu tónu. Když budete dodržovat tato základní pravidla, vytvoříte kvalitní úřední dopis, který splní svůj účel a bude pro každého srozumitelný.

Napsat úřední dopis není žádná věda, chce to jen dodržet pár základních pravidel. Ať už píšete na úřad, do banky nebo třeba na policii, vždycky myslete na to, aby byl váš dopis stručný, jasný a srozumitelný.

Božena Černá

Korektní zakončení

Jak správně zakončit úřední dopis? To je otázka, kterou si klade mnoho z nás. Není to jen o samotném obsahu, ale především o tom, jak dopis profesionálně a důstojně uzavřít.

Vlastnost	Vzor úředního dopisu
Jazyk	Čeština
Použití	Formální komunikace s úřady
Dostupnost online	Ano

Při psaní úředního dopisu je závěrečná část stejně důležitá jako úvod. Vyvarujte se neformálních frází a raději sáhněte po osvědčených formulacích. Nejčastěji se používá jednoduché S pozdravem nebo formálnější S úctou.

Pod závěrečnou formulí musí být vždy vaše celé jméno a vlastnoruční podpis. Pokud posíláte dopis elektronicky, stačí napsat celé jméno pod text. Pamatujte - způsob, jakým dopis ukončíte, vypovídá o vašem přístupu k adresátovi a vaší profesionalitě. Proto této části věnujte náležitou pozornost.

Příklady a šablony

Pokud si nejste jistí, jak správně napsat úřední dopis, máte k dispozici spoustu hotových vzorů a předloh. Na internetu nebo v různých příručkách snadno najdete šablony, které vám ušetří čas a námahu s formátováním. Stačí jen doplnit vaše konkrétní údaje do připravené struktury a máte hotovo. V nabídce jsou vzory pro běžné situace - třeba když potřebujete podat žádost, napsat stížnost, ukončit smlouvu nebo vystavit plnou moc. Je dobré si vybrat takovou předlohu, která přesně sedí na váš případ. Než dopis odešlete, důkladně si překontrolujte všechny informace a opravte překlepy. I když použijete vzor, váš dopis by měl být jasný, k věci a slušně napsaný.